yalst 10.01 mit flexiblem Auto-Busy und weiteren Funktionen erschienen

Mit Version 10.01 möchten wir Ihnen heute das erste Feature-Update von yalst 10 vorstellen. Wie fast bei jeder Aktualisierung enthält unsere neue Version zusätzlich natürlich auch Bugfixes.

Auf Basis eines Kundenwunsches haben wir die automatische Busy-Schaltung optional wesentlich flexibler gemacht. Bisher konnten Sie für jeden Operator/Agenten einen Chat-Schwellenwert festlegen, bei dessen Überschreitung sie oder er automatisch in den Busy-Modus geschaltet wird. Busy bedeutet in yalst, dass die jeweilige Person keine neuen Chat-Anfragen erhält. Erst bei Unterschreiten der Schwelle wird der entsprechende Operator wieder auf „aktiv“ gesetzt. Die Auto-Busy-Funktion hat sich für eine Lastverteilung und zum Schutz vor Überlastungen, die typischerweise mit einer schlechteren Chat-Qualität einhergehen, sehr bewährt. Nun kann es aber sein, dass ein Chat, der einen Agenten im Busy-Modus hält, nur eine sehr geringe Aufmerksamkeit erfordert. Der Operator könnte also ohne Probleme einen weiteren Chat führen. Daher ist es in der Administration nun möglich, einzustellen, dass ein Agent seinen Schwellenwert temporär erhöhen darf. Es kann auch festgelegt werden, wie weit.

Erhöhung des Autobusy-Wertes

Ist dieses Feature aktiviert, erhält der Agent in einer neuen Chatanzahl-Anzeige in der Operator-Konsole im Auslastungsfall einen Plus-Button, der seinen Schwellenwert um einen Zähler erhöht.

Erhöhung des Autobusy-Wertes
Erhöhung des Autobusy-Wertes

Nun ist somit ein weiterer Chat möglich. Am Ende dieses Chats sinkt der Schwellenwert auf den eigentlichen Maximalwert. Diese neue Funktionalität ist nur in der Business-Edition verfügbar.

Inaktiv-Grund ändern

Eine weitere neue Funktion der Business-Edition betrifft die Inaktiv-Gründe. Schon seit den ersten Versionen von yalst konnten Operatoren/Agenten einen Grund angeben, warum sie sich auf „momentan nicht verfügbar“ schalten, z.B. wegen einer Mittagspause oder einer Arbeitsbesprechung. Diese Gründe werden natürlich auch in der Arbeitszeitstatistik erfasst. Bisher war es allerdings nicht möglich, den Inaktiv-Grund zu ändern, ohne sich kurz aktiv zu schalten. In Szenarien mit vielen Chat-Anfragen und bei automatischer Chat-Zuweisung konnte dies zu ungewollten Chats führen. In yalst 10.01 kann der Grund daher nun geändert werden, ohne den Inaktiv-Status zu verlassen. Hierzu kann der in yalst 10 eingeführte Pause-Button der Operator-Konsole verwendet werden.

Änderung des Inaktivgrundes

IP-Adressen und Domains vom Chat Ausschliessen

Bereits in der Professional-Edition können ab sofort beliebig IP-Adressen und Domains vom Chat ausgeschlossen werden. Wenn Sie nur Teile der Domain oder IP-Adresse eingeben, können auch ganze Bereiche gesperrt werden. Prüfen Sie Ihre Eingaben daher bitte sorgfältig. Da es mittlerweile Bot-Skripte im Internet gibt, die in der Lage sind, Chats zu starten, kann dieses Feature sehr nützlich sein. Es greift auch in der Chat-API.

Außschließen von IPs und Domain-Bestandteilen vom Chat

UPDATE bei Kauf- und Mietlösung

Alle Mietlösungen wurden von uns bereits auf yalst 10.01 aktualisiert. Besitzer von Kauflösungen empfehlen wir über unseren Kundenbereich ein Update beziehen (kostenfrei für Kunden mit Wartungsvertrag und für Kunden mit Lizenz für yalst 10.0x, ansonsten kostenpflichtig).

yalst 10 mit verbesserter Operator-Konsole und vielen Callcenter-Funktionen erschienen

Nun haben wir es dann doch endlich geschafft und sind zweistellig, da wir die Version 10 unserer Live-Support-Software fertiggestellt haben!

Für alle Editionen haben wir die Graphiken in der Operator-Konsole modernisiert, die nun komplett skalierbare SVG-Graphiken sind. Dabei haben wir die Reihenfolge und Aussehen der Buttons leicht angepasst.

Die weiteren Funktionen richten sich an größere Supportabteilungen oder Callcenter. Auf Kundenwunsch haben wir Nachbearbeitungszeiten, individuell konfigurierbare Warteschlangen, eine automatische Chatverteilung und instanz-/siteübergreifende Site2Site-Transfers implementiert.

Verbessert: Operator-Konsole

Wie bereits erwähnt, haben wir die Buttons in der Operator-Konsole modernisiert. Folgende Änderungen sind dabei relevant:

  1. Der Logout-Button ist nun das letzte und nicht mehr das erste Icon in der Buttonbar.

  2. Der Zustand der Einstellungsbuttons wird jetzt durch Farben dargestellt (dunkelgrün = eingeschaltet):

  3. Der Statusbutton ist nun größer. Die Graphiken wurden leicht angepasst, die Farbgebung hat sich nicht geändert.
  4. Es gibt einen neuen Pause-Button, der besonders bei der automatischen Chatverteilung benutzt wird (siehe dort)

  5. Einige Graphiken wurden leicht angepasst, insbesondere das Icon für die Chat-Historie:

Neu: Nachbearbeitungszeit

In vielen Firmen ist es nötig, nach dem Ablauf des Chats die Daten des Gespräches in andere Systeme zu übertragen, Notizen oder Schlagworte in yalst festzulegen oder ein nachfolgendes Telefongespräch zu führen. Das war bisher schwierig. In dieser Version gibt es nun die Möglichkeit, eine entsprechende Einstellung für die Nachbearbeitung (Administration – Konfiguration – Einstellungen – Sonstiges).

Dabei werden beendete Chats, die vom Operator nachbearbeitet werden (d.h., Chat-Fenster ist noch geöffnet), auf Operator-Seite als offene Chats behandelt und die Nachbearbeitungzeit statistisch erfasst. Erst wenn das Chatfenster komplett geschlossen wird, wird die Nachbearbeitung aufgehoben. Das führt im Endeffekt dazu, dass ein eventueller Busy-Status beibehalten wird, solange das Chat-Fenster des Operators noch geöffnet ist.

Neu: Warteschlangenfunktion

Bezüglich der Warteschlangenfunktion haben wir jeweils für jede Abteilung (Administration – Konfiguration – Abteilungen – Editieren/Anlegen) als auch für das Gesamtsystem (Administration – Konfiguration – Einstellungen – Sonstiges) in der Administration eine neue Einstellung:

Warteschlangeneinstellung in der Administration

Diese wirkt erst mal recht unscheinbar, hat aber doch sehr weitreichende Auswirkung in der Software, da yalst damit das erste Mal über die Einbindungen und Schnittstellen Verfügbarkeiten anzeigt, die sich vom wirklichen, momentanen Zustand unterscheiden. Obwohl alle Agenten einer Abteilung/Gesamtsystem beschäftigt/busy sind, wird bis die Warteschlange gefüllt ist, verfügbar/online kommuniziert.

Die Größe der Warteschlange kann mit dem Wert „Größe“ festgelegt werden. Dieser Wert kann am besten mit Warteslots pro Agent beschrieben werden, also wieviele Besucher sollen pro Agent maximal in die Warteschlange gelassen werden. Als Agent werden hierbei alle Agenten gezählt, die für die Abteilung/Gesamtsystem angemeldet sind, aber nicht inaktiv sind. Der Wert kann auch eine gebrochene Zahl sein, also z.B. 0,1.

Angenommen, wir haben 10 Agenten für die Abteilung A und 5 Agenten für die Abteilung B. Bei der Abteilung A ist als Größe „2“ und für Abteilung B „1“ eingestellt. Das bedeutet, dass auf die Abteilung A maximal 20 Chatanfragen/Transfers und auf Abteilung B maximal 5 Chatanfragen/Transfers warten können.

In der zweiten Einstellung kann man bestimmen, ob dabei transferierte Chats oder „normale“ Chats bevorzugt werden sollen. Wenn wir im Beispiel die Einstellung „mindestens 20% der Plätze für Transfers freihalten“ wählen, werden also für Abteilung A vier Warteslots (20% von 20 Chatanfragen/Transfers)  und bei Abteilung B ein Warteslot (20% von 5 Chatanfragen/Transfers) exklusiv für Transfers freigehalten.

Das bedeutet, dass der Status der Abteilung A bei maximal 16 Chatanfragen von verfügbar auf busy wechselt. Wenn nun noch 4 transferierte Chatanfragen dazu kommen, sind dann auch keine Transfers in diese Abteilung mehr möglich.

Neu: Automatische Chatverteilung

Die automatische Verteilung (Einstellung „Chat-Verteilung“ in der Administration unter Konfiguration – Einstellungen – Sonstiges) dient dazu, den Operatoren automatisch die Chatanfragen zuzuteilen. Diese Funktion gibt es im Gegensatz zur Warteschlangenfunktion nur für das Gesamtsystem:

Automatische Chatverteilung

Grundsätzlich können Sie hier zwischen zwei Varianten wählen. Die erste Variante „alle aktiven Operatoren alarmieren, ein Operator muss aktiv übernehmen“ ist der klassische Weg, der sich nicht geändert hat. Neu ist die Variante „Chats werden automatisch zugewiesen“.

Folgende Parameter bestimmen die Priorität des Chats, der verteilt werden soll:

  1. Transferierte Chats können prioritär verteilt werden (Untereinstellung „Transfers bevorzugt verteilen“ in der Administration unter Konfiguration – Einstellungen – Sonstiges)
  2. Wartezeit des Besuchers

Folgende Parameter bestimmen den Operator, der den Chat zugeteilt bekommt:

  1. Status muss aktiv sein (nicht inaktiv, busy, im Telefonat oder in Nachbearbeitung)
  2. Anzahl der Chats des Operators
  3. Zeitpunkt des letzten abgeschlossenen Chats

Dabei bekommt ein Operator nur maximal so viele Chats zugewiesen, wie es seiner Einstellung „Automatische Busy-Schaltung“ (Administration – Konfiguration – Operatoren – Operator XX) entspricht. Deswegen sollte in der Administration für jeden Operator dort ein Wert festgelegt werden.

Dies ist insbesondere wichtig, wenn die beiden neuen Funktionen „Warteschlange“ und „Automatische Chatverteilung“ gemeinsam benutzt werden. Um eine ungewollte Verteilung zu vieler Chats an einzelne Operatoren zu verhindern, bei denen u.U. kein Wert für die „Automatische Busy-Schaltung“ eingestellt ist, wird von yalst für diese Agenten automatisch ein Wert von „2“ genutzt.

Wenn die Funktion „Transfers bevorzugt verteilen“ gewählt ist, werden transferierte Chats vor den „normalen“ Chatanfragen verteilt.

Die Einstellung „Chat weiter verteilen, falls nach XX Sekunden nicht bearbeitet“ ist eine Sicherheitsfunktion, die verhindern soll, dass Agenten, die sich nicht ordnungsgemäß inaktiv geschaltet haben, keine Chats mehr zugewiesen werden.

Wie eine Chatverteilung mit Chatweiterverteilung bei Nichtbearbeitung für einen Agenten aussieht, wird in diesem Artikel erläutert.

Bei automatischer Chatverteilung, insbesondere in Verbindung mit den Einstellungen „Warteschlange“ und/oder „Automatische Busy-Schaltung“, ist es für einen Operator auf dem klassischen Weg über den Statusbutton nicht mehr ohne Weiteres möglich, seinen Status auf „inaktiv“ (Pause oder andere Tätigkeit) zu setzen, ohne unbearbeitete Chats zu erzeugen.

Deswegen haben wir, wie oben schon gezeigt, einen Pause-Button eingeführt. Die Funktionsweise ist in diesem Blog-Artikel erläutert.

Neu: Site2Site-Transfers

Auf Kundenwunsch haben wir eine weitere Funktion etabliert. Obwohl es eigentlich aufgrund der Funktionen „Abteilungen“, „versteckte Abteilungen“, „Statistikgruppen“, „Operator-Prioritäten“ und „Internen(2nd-Level)-Operatoren“ in yalst schon vorher möglich war, komplexe Callcenter-Strukturen abzubilden, gab es immer einen Wunsch Operatoren auch in Sites (Instanzen) der Software zu strukturieren. Bislang war es allerdings nicht möglich, Chats über diese Instanzgrenzen zu transferieren. Diese Funktion gibt es nun.

So können mehrere Instanzen über individuelle Transfer-Keys einen Handshake durchführen und danach gegenseitig Chats transferieren.

Transfer-Keys für Site2Site-Transfer

Voraussetzung ist dabei allerdings, dass die Instanzen in derselben yalst-Installation liegen.

Update für Miet- und Kauflösung

Weitere Detailverbesserungen sowie eine Handvoll Bugfixes runden dieses Release ab. Version 10 ist das beste und stabilste yalst, welches wir bisher veröffentlicht haben. Alle yalst-Live-Chat-Mietlösungen wurden automatisch auf die neue Version umgestellt. Besitzer von Kauflösungen empfehlen wir über unseren Kundenbereich ein Update beziehen (kostenfrei für Kunden mit Wartungsvertrag, ansonsten kostenpflichtig).

yalst 9.6 mit Cockpit-Funktion und verbessertem Operator-Monitor

Unser aktuelles Sommer-Update bietet Ihnen neue und aktualisierte Werkzeuge, den Einsatz Ihrer Live-Support-Software effektiv zu überwachen, um z.B. schnell auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu können.

Neu: Cockpit

Unser neues Cockpit ermöglicht die Überwachung wichtiger Key-Performance-Indikatoren in Echtzeit. Dazu gehört z.B. der aktuelle Servicelevel, also der Prozentsatz von Chats, die innerhalb einer festgelegten Zeit angenommen werden. Weiterhin werden u.a. die Anzahl der laufenden und wartenden Chats, die aktuelle Chat-Verfügbarkeit (in Prozent) sowie die Verteilung der Operator-Stati angezeigt.Cockpit in der yalst-Administration

Jede Statistik ist dabei ein Widget, welches Sie frei im Cockpit in der von Ihnen gewünschten Größe platzieren können. Es aktualisiert sich ständig automatisch. Das Cockpit erfordert eine Business-Edition und eignet sich Dank seiner Vollbildfunktion ideal, um es auf einem großen Monitor in Ihrem „Chat-Kontrollraum“ ständig anzuzeigen. Sie können auf einem Blick erkennen, ob Sie beispielsweise aktuell mehr Chat-Agenten einsetzen müssen oder abziehen können.

Sie können individuell festlegen, welche Administratoren, Abteilungs- und Gruppenleiter auf das Cockpit zugreifen können, wobei Abteilungs- und Gruppenleiter selbstverständlich nur die Daten aus ihrem jeweiligen Bereich angezeigt bekommen.

Verbessert: Operator-Monitor

Der seit einigen Versionen verfügbare Operator-Monitor hat ab sofort eine verbesserte Vollbildfunktion, die sich ebenfalls gut für einen Monitor in Ihrer Chat-Steuerzentrale eignet. Außerdem haben wir dem Operator-Monitor eine eigene Seite in der Administration spendiert, was die Übersichtlichkeit erhöht.

Verbessert: Chat-Historie in der Administration

In der Chat-Historie können Sie Chats jetzt in der Professional und Business-Edition farbig kennzeichnen und natürlich dann auch nach Farben filtern. Markieren Sie z.B. Chats, die eine Nachbereitung bedürfen oder bei denen die Qualität der Agenten-Antworten verbessert werden muss oder Chats, die Auftragsdaten enthalten. Somit steht Ihnen neben den Keywords ein weiteres Ordnungsmerkmal zur Verfügung.Farbmarkierung in der Chat-HistorieFilterung nach Farbmarkierung in der Chat-Historie

Neu: Servicelevel-Statistik

Wie lange müssen ihre Besucher auf einen Berater warten? Unsere neue Servicelevel-Statistik liefert Ihnen ab der Business-Edition tagesbezogen entsprechende Werte. Mit Hilfe einer neuen Einstellung legen Sie fest, welche maximale Wartezeit einem 100%igen Servicelevel entspricht.

Servicelevel-Statistik

Neu: benutzerdefinierte Inaktivgründe für Agenten

Wenn Ihre Chat-Agenten eine Pause einlegen, können sie sich im System als inaktiv kennzeichnen und erhalten in dieser Zeit keine neuen Chat-Anfragen. Zusätzlich kann (oder muss, das ist einstellbar) der Grund für die Inaktivität ausgewählt werden. Diese Auswahl ist nun komplett konfigurierbar mit unternehmensspezifischen Gründen. Somit können Sie z.B. die Chat-Inaktivgründe den Pausengründen Ihrer Telefonanlage anpassen und einheitlich auswerten.

Konfigurierbare Inaktivgründe

Konfigurierbare Inaktivgründe

Update für Miet- und Kauflösung

Weitere Detailverbesserungen sowie eine Handvoll Bugfixes runden dieses Release ab. Version 9.6 ist das beste und stabilste yalst, welches wir bisher veröffentlicht haben. Alle yalst-Live-Chat-Mietlösungen wurden automatisch auf die neue Version umgestellt. Besitzer von Kauflösungen empfehlen wir über unseren Kundenbereich ein Update beziehen (kostenfrei für Kunden mit Wartungsvertrag, ansonsten kostenpflichtig).

yalst 9.5 mit überarbeiteter Sprachunterstützung und DSGVO-Updates erschienen

Die neue Mehrsprachigkeit

Mit der neuen Version unserer Live-Chat-Software haben wir die Unterstützung für Sprachen auf der Besucherseite komplett überarbeitet. Bisher stand Ihnen für Ihre Besucher pro yalst-Site entweder nur Deutsch oder Englisch sowie eine weitere Sprache zur Verfügung (zur Auswahl standen: Deutsch, Französisch, Englisch, Spanisch oder Italienisch). Ab sofort kann in allen besucherseitigen Fenstern auf jede der mitgelieferten Sprachen umgeschaltet werden:

Chatfenster in Chinesisch mit Sprachumschaltung

Darüber hinaus liefern wir gleich drei neue Sprachen mit, Dänisch, Russisch und Chinesisch.

Sie können die verwendeten Sprachen auf einer neuen Seite in der Administration unter „Konfiguration > Sprachen“ umfassend konfigurieren und festlegen, welche der Sprachen verwendet werden sollen.

Der neue Sprachmenüpunkt

Für jede der unterstützen Sprachen gibt es umfassende Einstellungen, einschließlich der Floskeln (Textvorlagen).

Konfiguration der Sprachen

Natürlich können Ihre Chat-Buttons direkt auf eine bestimmte Sprache verlinken, bitte beachten Sie hierbei, dass sich der Sprachparameter „lang“ dazu geändert hat. Unser HTML-Codegenerator unterstützt Sie wie immer umfassend in allen Einbindungsfragen.

Damit ist yalst im internationalen Bereich nun noch besser einsetzbar und unterstützt die wichtigsten Sprachen.

Die neuen Datenschutzeinstellungen

Der zweite Schwerpunkt dieses Updates unserer Live-Support-Software liegt in der Umsetzung der in Kraft getretenen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Wir haben alle Datenschutzoption in einen neuen Bereich unter „Konfiguration > Einstellungen > Datenschutz“ zusammengefasst.

Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im yalst Live Chat - Datenschutzeinstellungen

Sie können nun im Chat-Startfenster eine Datenschutz-Einwilligung anzeigen lassen, die der Chat-Nutzer anhaken muss, bevor er einen Chat starten kann. Der Inhalt dieser Einwilligung wird in der Chat-Historie dieses Chats dokumentiert.

Bei den Kontaktformularen gibt es jetzt Checkbox-Felder, die verpflichtend gemacht werden können, so dass Sie z.B. eine Einwilligung zur Speicherung der Daten zwecks Kontaktaufnahme einholen können. Auch in der mobilen Ansicht des Kontaktformulars können Sie nun Ihre Datenschutz-Erklärung verlinken.

Weitere Informationen zu yalst im Zusammenhang mit der DSGVO finden Sie in diesem Artikel.

Andere Verbesserungen

Wie bei jedem größeren Update unserer Live-Support-Lösung haben wir aber natürlich auch weitere Verbesserungen für Sie vorgenommen:

  • Die maximale Länge des Besuchernamens wurde von 20 auf 40 Zeichen verdoppelt. Die Eingabe eines Namens kann jetzt verpflichtend gemacht werden.
  • Der Popup-Chat und der eingebettete Chat wurden bezüglich ihres Funktionsumfangs weiter angeglichen.
  • Die Statistik angemeldete Operatoren/offene Chatanfragen wurde komplett überarbeitet und ist jetzt wesentlich aussagekräftiger bezüglich evtl. zusätzlich benötigter Chat-Operatoren.
  • Die in der Software einstellbaren Texte für den Offline-Fall verfügen jetzt über einen Platzhalter für die Servicezeiten.
  • Chats werden jetzt beim Löschen nicht mehr vollständig aus der Datenbank entfernt, sondern es werden stattdessen alle personenbezogenen Daten gelöscht einschließlich des Chat-Inhalts. Somit bleiben Ihre Chat-Statistiken aussagekräftig. Außerdem wird nun vermerkt, wer den Chat gelöscht hat.
  • Der HTML-Codegenerator kann nun neben HTML-Code auch Smarty- oder PHP-Code erzeugen, je nachdem, wie es für Ihre Website benötigen.

Entfernte Funktionen

In yalst 9.5 haben wir erstmals nach Rund 15 Jahren allerdings auch die Gelegenheit für einen „Frühjahrsputz“ genutzt und eine Reihe von Funktionen entfernt, die nach unseren Recherchen nur selten genutzt wurden. Das entschlackt die Software, macht den Administrationsbereich übersichtlicher und vereinfacht die Bereitstellung weiterer Besuchersprachen. Folgende Features sind nun nicht mehr in yalst enthalten:

  • Seitenbewertungen
  • Seitenempfehlungen
  • Partnerprogramm
  • Zeitkonten für registrierte Benutzer
  • Chat-Historie für registrierte Benutzer

Komplette PHP7-Unterstützung

Falls Sie die Kauflösung unserer Software nutzen, yalst also selber hosten, werden Sie sich freuen, dass wir PHP 7 nun vollständig unterstützen.

Weitere Detailverbesserungen sowie eine Reihe von Bugfixes runden dieses Release ab. Version 9.5 ist das beste und stabilste yalst, welches wir bisher veröffentlicht haben. Alle yalst-Live-Chat-Mietlösungen wurden automatisch auf die neue Version umgestellt. Besitzer von Kauflösungen empfehlen wir über unseren Kundenbereich ein Update beziehen (kostenfrei für Kunden mit Wartungsvertrag, ansonsten kostenpflichtig).

 

Das yalst Live-Chat und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO

Momentan herrscht wegen der DSGVO, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, noch eine ziemlich große Verwirrung. Da geht es um Datenschutzerklärungen, ADV-Verträge, Tracking, Cookies, Opt-Ins in Kontaktformularen und im Live Chat usw.

Wir haben uns schon eine ganze Weile auf diesen Tag vorbereitet, mit vielen Datenschützer und Anwälten gesprochen, Kurse besucht und natürlich auch unseren eigenen Datenschutzbeauftragten intensiv beschäftigt.

Dabei sind eine Reihe von Fakten, Tipps und Vorschlägen entstanden, die wir an dieser Stelle an Sie weitergeben möchten. Und das Schöne ist, wir können das am Beispiel unserer eigenen Seite zeigen, da an uns dieselben Datenschutzanforderungen gestellt werden wie an alle unsere Kunden.

Aber trotzdem: Wir wollen und dürfen hier keine Rechtsberatung machen und übernehmen für die hier getroffenen Aussagen keine rechtliche Garantie. Sie sollten immer auch Ihren Datenschutzbeauftragten, Ihren Anwalt oder Ihre Rechtsabteilung konsultieren.

Die Datenschutzerklärung

Unsere Datenschutzerklärung befindet sich hier. Die Zwecke B (Tracking) und C (Chat) im Abschnitt „Zweck der Verarbeitung“ beziehen sich dabei auf den yalst Live-Chat:

Zweck B: Protokollierung der Besuche der Webseite auf Basis der um ein Oktett anonymisierten IP-Adresse bzw. des um die Subdomain anonymisierten Hostnamen zur Auswertung der Besucheranzahl und der aufgerufenen Seiten

Zweck C: Bereitstellung eines LiveSupports in Form eines Live-Chats für die unmittelbare und zuverlässige Erreichbarkeit einer Kontaktperson in unserem Unternehmen

Die beiden Punkte werden im Abschnitt „Rechtsgrundlage der Verarbeitung“ näher erläutert. Beide Zwecke erfolgen dabei auf Grund der freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a EU-DSGVO durch den Besucher der Webseite oder den Benutzer des Chats.

Wie wir diese Einwilligung beim Besucher einholen, wird in den nächsten Abschnitten für den Chat, das Kontaktformular und das Tracking erläutert.

Die Datenschutz-Informationen und Datenschutz-Einwilligung

In der Version 9.5 haben wir die Datenschutzmöglichkeiten erweitert. Neben den Datenschutz-Informationen gibt es nun auch die Datenschutz-Einwilligung im neuen Datenschutz-Abschnitt in der Administration unter Einstellungen.

Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Datenschutzeinstellungen im Chat

Sobald man eine spezielle Datenschutzerklärung für den Chat als Text angibt oder einen HTML-Link zu einer bereits vorhanden Datenschutzerklärung in der Seite, wird dieser entsprechend im inPage-Chatfenster des Besuchers unten links verlinkt. Das gilt auch im Kontaktformular, falls der Chat offline ist. Es öffnet sich also entweder ein kleines Flyout im Chatfenster selbst oder die Datenschutzerklärung der Seite in einem neuen Tab.

Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Datenschutzinformationen im Chat

Im PopUp-Chat gibt es keinen Textink, sondern ein entsprechendes §-Icon.

Die Einstellung „auch im Besucher-Chatfenster verlinken“ bewirkt, dass der Link zu den Datenschutzinformationen im kompletten Chat und nicht nur im Chatstartfenster verlinkt ist.

Wenn man im Eingabefeld „Datenschutz-Einwilligung“ einen Text einträgt, wird im Chatstartfenster, also noch vor Beginn des eigentlichen Chats, eine Checkbox angezeigt:Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Datenschutzeinwilligung im Chat
Dieser Opt-In ist der sichere Weg seinen Besuchern vor Start des Chats über die Speicherung der Chatdaten zu informieren. Die Checkbox ist ein Pflichtfeld, d.h., der Besucher muss also auf jeden Fall einwilligen oder das Chatfenster schließen.

Die Datenschutz-Einwilligung im Kontaktformular

Wenn man das in yalst integrierte Kontaktformular nutzen möchte, sollte auch dort ein entsprechender Opt-In integriert werden. Dazu gibt es die benutzerdefinierten Zusatzfelder im Unterpunkt „Kontaktformular“:

Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Datenschutzeinwilligung im Kontaktformular

Dieses Zusatzfeld (hier für zwei Sprachen) erzeugt im Kontaktformular eine analoge Checkbox mit einem Text, in den der Besucher vor dem Abschicken der Anfrage einwilligen muss.

Opt-In oder Opt-Out beim Tracking?

Der yalst Live-Chat ist allerdings mehr als ein Chat, sondern auch ein Tracking-Tool. Man kann damit die Wirksamkeit der Seite prüfen und die Chatagenten bei ihrer Arbeit unterstützen, denn es kann sehr hilfreich sein, wenn der Agent sieht, z. B. auf welcher Seite der Besucher sich befindet oder welche Produkte er im Warenkorb hat.

An welcher Stelle und wie man den Besucher fragen soll, ob er dem Tracking zustimmt oder es nicht möchte, ist noch unklar, da es in diesem Punkt selbst unter den Datenschützern noch Diskussionen gibt. In diesem Blogartikel haben wir erläutert, wie ein Opt-Out funktioniert. Dabei kann der Besucher in der Datenschutzerklärung das Tracking abwählen. Das Ergebnis in unserer Datenschutzerklärung sah dann so aus:Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Opt-Out in der Datenschutzerklärung

Wir haben uns aber auf unserer Seite für eine radikalere Methode entschieden. So nutzen wir auf unserer Seite ein Opt-In und damit ein sehr altes Feature von yalst, die Trennung zwischen dem eigentlichen Chat und dem Tracking in zwei verschiedenen Einbindungen, welches plötzlich wieder ziemlich aktuell ist.

Unsere Webseite ist eine WordPress-Seite, aber auch in allen anderen Systemen sollte es ähnliche oder analoge Möglichkeiten geben. Wir haben erst einmal die Chatkomponente ohne Tracking ganz normal über unser yalst-WordPress-Plugin eingebunden. Dort wird der Einbindungscode benötigt, den wir im HTML-Codegenerator mit der Option:

Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Ohne Tracking

erzeugen. Letztendlich führt das zu einem Einbindungscode mit „\x26count=no“, also zu einer „nichtzählenden“, also „nicht-trackenden“ Einbindung:

Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Einbindungscode ohne Tracking

Wenn diese Code dann mittels des Plugins oder direkter Änderung des z. B. Footers-Templates in anderen Systemen dann dort eingebunden wird, kann der Besucher chatten, wird aber noch nicht getrackt.

Das Ganze haben wir nun mit einer Cookierichtlinie komplettiert, bei der es die Möglichkeit gibt, nach der Bestätigung durch den Besucher einen neuen Einbindungscode auszuführen. In WordPress benutzen wir dafür den Plugin Cookie Notice.

Mit einigen Einstellungen:

Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Cookie Notice

haben wir das Gewünschte erreicht.

Wichtig ist hierbei, dass man im Abschnitt „Script-Blockierung“ nochmal den analogen, jetzt kompletten Einbindungscode (ohne „\x26count=no) einfügt. Im HTML-Codegenerator also:

Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im yalst Live Chat - Mit Tracking

auswählen.

Auf der Webseite sieht das dann so aus, wenn der Besucher diese das erste Mal besucht:

Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im yalst Live Chat - Trackingeinwilligung

Wenn der Besucher einwilligt, wird die Seite neu geladen (muss bei diesem Plugin leider so sein) und wird ab dann getrackt. Wenn er nichts tut, bleibt die Layer offen und die „nicht-zählende“ Chateinbindung aktiv, so dass er trotzdem noch chatten kann.

Automatische Löschung von Chats

Das automatische Löschen von Chats nach einem bestimmten Zeitraum ist kein in yalst integriertes Feature, insbesondere weil dabei bestimmte Chats ausgenommen werden sollen, da diese bei Vertragsabschlüssen o.ä. zur Dokumentation erforderlich sind. Daher stellen wir dafür individuelle Cronjobs zur Verfügung. Wenn sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns bitte.

Serverstandort und ADV-Verträge

Alle unsere Server stehen in Deutschland. Außerdem wird yalst auch ausschließlich in Deutschland programmiert. Das vereinfacht den Datenschutz außerordentlich.

Trotzdem sollten wir, wenn Sie einen Testzugang oder eine reguläre Version bestellen, zu Ihrer und zu unserer Absicherung einen ADV-Vertrag abzuschließen. Insbesondere bei der Nutzung der Cloud-Variante unserer Software durch Ihre Firma ist das notwendig, da wir verschiedene personenbezogene Daten Ihrer Kunden in den Chats und Statistiken auf unseren Servern gespeichert haben. Und damit Sie und natürlich auch die jeweilige Datenschutzbehörde verstehen, was wir wie mit Ihren Daten machen oder eben genau nicht machen, ist das unumgänglich. Eine bereits von uns unterschriebene Vorlage finden Sie hier. Bitte ergänzen Sie die noch fehlenden Informationen in den gelbfarbenen Feldern und senden Sie ein unterschriebenes und gescanntes Exemplar an info@visisoft.de zurück.

Wie wir hoffentlich zeigen konnten, bietet yalst alle Möglichkeiten, um sowohl den Chat selbst als auch das Tracking rechtssicher anzuwenden. Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte per Chat, per E-Mail oder Telefon.

yalst 9.43 ermöglicht Bot-Anbindungen und erweitert die Floskel-Funktion

Chat-Bots sind ein wichtiger und hochaktueller Trend im Bereich der textbasierten Kundendialogsysteme. Sie ermöglichen, Teile von Live-Chats oder bei einfachen Anliegen sogar komplette Anfragen zu automatisieren. Dadurch können Ihre Operatoren mehr Chatanfragen bearbeiten oder auch menschliche Agenten eingespart werden.

Die yalst-Version 9.43 ermöglicht nun in der Business-Edition, solche Bot-Operatoren anzulegen. Mit Hilfe von entsprechenden Bot-Anbietern können wir diese Bots in Zusammenarbeit mit Ihnen in yalst integrieren.

Unser Live-Chat-System verfügt über alle notwendigen Schnittstellen, Chat-Inhalte an den Bot zu senden und seine Antworten wieder in den Chat einzuspeisen. Bots können so programmiert werden, dass sie Chats an menschliche Operatoren transferieren, falls sie das Anliegen des Besuchers nicht eigenständig lösen können. Alternativ können sie in diesem Fall natürlich auch andere Kontaktwege aufzeigen, so dass Ihr Chat prinzipiell auch im 24/7-Betrieb arbeiten kann.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie an einer entsprechenden Bot-Funktionalität interessiert sind.

Floskeln, so heißen in yalst die Textbausteine, ermöglichen eine schnelle, einheitliche und schreibfehlerfreie Kommunikation mit dem Besucher. In yalst 9.43 haben wir die Floskel-Funktion dahingehend verbessert, dass Sie nun optionale Kurzbezeichnungen für einen Textbaustein, der immerhin bis zu 400 Zeichen lang sein kann, festlegen können.

Das vereinfacht die Auswahl der passenden Floskel deutlich, da sich der Operator nun nicht mehr den unter Umständen langen vollständigen Text des Bausteins durchlesen muss. Außerdem ist es nun viel einfacher, zusammengehörige Floskeln untereinander zu gruppieren, da nach den Kurzbezeichnungen sortiert wird.

Zusätzlich werden mit dieser Version eine ganze Reihe Fehler behoben.

Version 9.43 ist das beste und stabilste yalst, welches wir bisher veröffentlicht haben. Alle yalst-Live-Chat-Mietlösungen wurden automatisch auf die neue Version umgestellt. Besitzer von Kauflösungen empfehlen wir über unseren Kundenbereich ein Update beziehen (kostenfrei für Kunden mit Wartungsvertrag oder 9.4x-Lizenz, ansonsten kostenpflichtig).

yalst 9.42 bringt Integration in Drittprodukte

In vielen, insbesondere größeren Unternehmen ist yalst nicht die einzige Software zur Kundenkommunikation. Daher ist es wichtig, dass sich die Chat-Lösung in andere Produkte integriert, um z.B. direkt aus dem Chat ein Support-Ticket oder einen Bug-Report im jeweils dafür eingesetzten System zu erzeugen.

In yalst 9.42 starten wir mit zwei solcher Integrationen, für Atlassian JIRA® und Zendesk®, die beide eine Business-Edition von yalst voraussetzen. Ihre Operatoren können nun entweder am Chat-Ende oder aus der Chat-Historie heraus ein JIRA®-Issue und/oder ein Zendesk®-Ticket aus yalst heraus erzeugen, welche u.a. den kompletten Chat-Verlauf enthalten. Die Verknüpfung mit diesen Drittanwendungen können Sie in der yalst-Administration konfigurieren, wobei Kennwörter oder Tokens selbstverständlich nur verschlüsselt in der yalst-Datenbank gespeichert werden.

Bei der Zendesk®-Integration können Sie zusätzlich einstellen, dass aus yalst-Kontaktformularen direkt Tickets erzeugt werden.

Als weitere Neuerung haben wir die Suchfunktion der Chat-Historie in der Operator-Konsole so modifiziert, dass nun ein Zeitraum ausgewählt werden kann.

Darüber hinaus werden mit dieser Version eine ganze Reihe Fehler behoben.

Version 9.42 ist das beste und stabilste yalst, welches wir bisher veröffentlicht haben. Alle yalst-Live-Chat-Mietlösungen wurden automatisch auf die neue Version umgestellt. Besitzer von Kauflösungen empfehlen wir über unseren Kundenbereich ein Update beziehen (kostenfrei für Kunden mit Wartungsvertrag oder 9.4x-Lizenz, ansonsten kostenpflichtig).

yalst-Release 9.411 bringt Chat-Transfers zwischen Abteilungen

Release 9.411 unser umfassenden Chat-Lösung für Ihren Live-Support dient in erster Linie zur Fehlerbehebung. Wir haben aber auch zwei Erweiterungen bezüglich Chat-Transfers eingebaut, welche diese noch flexibler machen.

Bisher konnten Sie Chats, wenn diese an einen anderen Operator/Agenten weitergeben werden sollten, nur an einen bestimmten oder an alle Operatoren zum Transfer freigeben. Im letztgenannten Fall wird der Chat dann durch den Operator weitergeführt, der ihn zuerst übernommen hat. Ab sofort können Sie Chats auch in eine bestimmte Abteilung transferieren. Im Transfer-Auswahl-Dropdown finden Sie daher unter der Liste der verfügbaren Operatoren nun auch eine Liste verfügbarer Abteilungen (mit ihren jeweiligen Namen und Kürzeln). Wenn Sie eine Abteilung auswählen und das Formular absenden, kann jedes Mitglied der ausgewählten Abteilung den Chat übernehmen. Ist eine Sound-Benachrichtigung für Transfers definiert, werden auch nur diese Operatoren alarmiert. Da dieses Feature Abteilungen voraussetzt, ist es erst ab der Business-Edition verfügbar.

Transfer in eine andere Abteilung

Gelegentlich kommt es vor, dass ein zum Transfer freigegebener Chat nicht von einem neuen Operator übernommen wird. Für diesen Fall hat der alte Operator ab sofort die Möglichkeit, den Chat wieder selber zu übernehmen (Rücknahme).

Diese und weitere Detailverbesserungen sowie Bugfixes machen yalst zu Ihrer universellen Software für Live-Support, Besucheranalyse und E-Marketing. Release 9.411 ist das beste und stabilste yalst, welches wir bisher veröffentlicht haben. Alle yalst-Live-Chat-Mietlösungen wurden automatisch auf die neue Version umgestellt. Besitzer von Kauflösungen empfehlen wir über unseren Kundenbereich ein Update beziehen (kostenfrei für Kunden mit Wartungsvertrag oder 9.4x-Lizenz, ansonsten kostenpflichtig).

yalst 9.41 mit Service-Zeiten und weiteren Neuerungen erschienen

Mit Version 9.41 haben wir eine Funktion umgesetzt, die sich eine ganze Reihe Kunden gewünscht haben: Service-Zeiten. Das Feature ist in der Business-Edition verfügbar und kann in der Administration aktiviert werden. Außerhalb der Service-Zeiten werden alle Operatoren automatisch inaktiv geschaltet (bzw. „busy“, wenn sie in diesem Moment einen Chat führen). Sollten sich noch Chat-Anfragen in der Warteschlange befinden, können diese auch von den inaktiven Operatoren angenommen werden. Außerhalb der Service-Zeiten ist Ihr Chat nach außen somit auf jeden Fall „offline“. Mit Hilfe dieser Funktion ist weiterhin sichergestellt, dass zum Ende der Service-Zeit, sich die Arbeitszeit Ihrer Operatoren nicht durch immer neue Anfragen mehr und mehr verlängert.

Screenshot zur Einstellung der Service-Zeiten

Zusätzlich zu den Service-Zeiten gibt es eine ganze Reihe weiterer Neuerungen, die wir hier kurz erwähnen möchten:

  • Der eigene Login in die yalst-Administration kann auf einstellbare IP-Adressen und/oder Adressbereiche beschränkt werden. Passen Sie hier bitte auf, dass Sie sich nicht selber aussperren!
  • Benutzer eines Unterlogins in die Administration (z.B. ein Statistik-Benutzer) können Ihr Kennwort nun selber ändern.
  • Für diese Unterlogins in die Administration gibt es zwei neue Nutzerrechte, „Chats löschen“ und „Floskeln hinzufügen/editieren/löschen“.
  • Floskeln, so heißen die Textbausteine in yalst, dürfen jetzt Umbrüche enthalten. Verwenden Sie hierzu den neuen Platzhalter %r.
  • Es gibt zusätzliche Einstellungen bezüglich des Inaktivität-Timeout (Zeit nach der ein Chat automatisch beendet wird, wenn keine Beiträge mehr geschrieben werden), sowie eine optionale Auto-Floskel nach Ablauf des halben Timeouts.
  • Für Operatoren gibt es zwei neue Rechte-Einstellungen, „Floskeln hinzufügen/editieren/löschen“ und „Kennwort ändern“.

Diese und weitere Detailverbesserungen sowie Bugfixes machen yalst zu Ihrer universellen Software für Live-Support, Besucheranalyse und E-Marketing. Version 9.41 ist das beste und stabilste yalst, welches wir bisher veröffentlicht haben. Alle yalst-Live-Chat-Mietlösungen wurden automatisch auf die neue Version umgestellt. Besitzer von Kauflösungen empfehlen wir über unseren Kundenbereich ein Update beziehen (kostenfrei für Kunden mit Wartungsvertrag oder 9.4x-Lizenz, ansonsten kostenpflichtig).

Wichtige Änderung bei Kauflösungen

Wenn Sie Ihr yalst bei uns gemietet haben, ist dieser Abschnitt für Sie nicht relevant.

Für Kunden, die ihre eigene Installation von yalst auf ihrem Server betreiben („Kauflösung“), gibt es eine wichtige Neuerung, die beim Update unbedingt zu beachten ist! Version 9.41 kommt mit einem neuen Cronjob (op.cron.php), der zwingend erforderlich ist und einmal pro Minute aufgerufen werden sollte. Dieser Cronjob wird derzeit für die o.g. Service-Zeiten sowie für Datenbank-Updates genutzt. Letzteres bedeutet, dass, wenn Ihre yalst-Datenbank einmal auf dem yalst 9.4-Stand ist, künftig keine Datenbank-Updates mehr manuell eingespielt werden müssen! Zukünftig wird dieser Cronjob weitere Aufgaben erhalten, wie das Abräumen verwaister Chats oder das Ausloggen von Operatoren, die sich nicht regulär abgemeldet haben. Vor Einrichtung des Cronjobs muss ihre Datenbank unbedingt auf dem 9.4er-Stand sein, nutzen Sie bitte ggf. unsere Update-Dateien aus dem Kundenbereich, wenn Sie von yalst 9.3x oder älter updaten.

Bitte stellen Sie sicher das folgende URL einmal pro Minute aufgerufen wird (ersetzen Sie „www.example.com“ durch die Domain Ihrer Installation):

Sie können hierzu einen lokalen Cronjob verwenden (falls Ihr Server das erlaubt), einen externen Dienstleister oder auch unseren yalst-Cronjob-Service nutzen, den wir zu einem geringen Monatspreis anbieten (bitte ggf. anfragen).

yalst 9.405 mit zahlreichen Verbesserungen erschienen

Mit dem yalst-Release 9.405 ist diese Woche eine neue Version von yalst 9.4 erschienen.

In den Releases 9.401 bis 9.405 haben wir jeweils zeitnah alle Fehler behoben, die uns zu yalst 9.4 gemeldet wurden.

Wir haben die Zeit aber auch genutzt, weitere Verbesserungen an unserer Software vorzunehmen, ohne damit auf die nächst höhere Version zu warten. Hier ein Überblick!

Datei-Übertragungen – Größere Dateien mit Virenscanner

Datei-Übertragungen sind ein wichtiges Werkzeug, um während des Live-Chats Dokumente auszutauschen, z.B. Angebote, Anfrageskizzen, Kataloge, Preislisten oder ähnliches.

Wir haben in den Mietlösungen das Größenlimit für solche Dateien auf 10 MB angehoben, so dass es in den allermeisten Fällen für die genannten Beispiele ausreichen sollte. Die Datei-Übertragung ist seit eh und je in beide Richtungen möglich (für den Besucher muss die Upload-Möglichkeit allerdings erst durch den Operator freigeschaltet werden).

Ab sofort werden in der Business-Edition alle vom Besucher hochgeladene Dateien automatisch auf Viren geprüft und ggf. abgewiesen.

In der Mietlösung erhalten Sie diese Funktion standardmäßig, in Kauflösungen muss in der Konfigurationsdatei von yalst der Pfad zu einem Virenscanner angegeben werden, Einzelheiten finden Sie in der Installationsanleitung.

Chat-Komfortfunktionen – Wartefloskeln und Tastenkombinationen

Das Chat-Fenster des Operators ist mit diesem Update noch etwas komfortabler geworden. Es gibt jetzt eine Schaltfläche, mit der Sie dem Besucher, ohne bereits bestehende Teile Ihres nächsten Beitrags löschen zu müssen, eine Wartefloskel wie z.B. „Einen Moment bitte!“ schicken können.

Wenn Sie während des Schreibens merken, dass Ihre Antwort länger dauert oder der Besucher ungeduldig wird, brauchen Sie nur auf diesen Knopf zu klicken! Die Wartefloskel können Sie gewohnt im Floskel-Editor festlegen.

Dieses Feature steht ab der Professional-Edition zur Verfügung.

Zusätzlich stellen wir eine Reihe von Tastenkombinationen zur Verfügung, die Sie während der Texteingabe benutzen können:

Alt-E – fügt die E-Mail-Adresse des Operators ein (falls in der Administration festgelegt)
Alt-N – fügt den Chat-Namen des Besuchers ein (praktisch, oder?)
Alt-O – fügt den (Anzeige-)Namen des Operators ein
Alt-U – fügt die URL Ihrer Website ein (falls in der Administration festgelegt)

Auf einem Mac verwenden Sie bitte die Ctrl- statt der Alt-Taste.

Erweiterung der Kontaktformulareinstellungen

Wir hatten die Einstellmöglichkeiten für Kontaktformulare in yalst 9.4 schon mächtig erweitert, haben dieser Funktion in yalst 9.405 aber nochmal ein wenig Feinschliff verpasst. Sie können jetzt separat für alle drei mögliche Fälle

– Chat im Popup-Fenster
– Chat direkt in der Seite (eingebettet) und
– Chat auf einem mobilen Gerät

einstellen, ob jeweils das integrierte Kontaktformular (bei dem Sie übrigens beliebige Zusatzfelder festlegen können) oder ein eigenes verwendet werden soll.

Natürlich kann Ihr eigenes Kontaktformular auch einfach eine Offline-Meldung, z.B. mit Service-Zeiten und -Telefonnummern, im eigenen Design sein. Zusätzlich und unabhängig davon können Sie festlegen, ob beim Klick auf den Chat-Button oder -Tab im Offline- oder Busy-Fall direkt eine Webseite von Ihnen geöffnet werden soll, z.B. die mit Ihrem bereits vorhandenen Kontaktformular.

Diese erweiterten Einstellmöglichkeiten sind leider nicht 100%ig abwärtskompatibel mit der Vorversion. Daher sollten Sie Ihre Kontaktformular-Einstellungen nochmal überprüfen!

Alle Mietlösungen wurden bereits auf Release 9.405 aktualisiert, Besitzer der Kauflösung können wie immer über unseren Kundenbereich ein Update herunterladen (kostenlos für Nutzer von yalst 9.4 und Kunden mit aktivem Wartungsvertrag).

Wir freuen uns wie immer auf Ihr Feedback!