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Das yalst Live-Chat und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO

Momentan herrscht wegen der DSGVO, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, noch eine ziemlich große Verwirrung. Da geht es um Datenschutzerklärungen, ADV-Verträge, Tracking, Cookies, Opt-Ins in Kontaktformularen und im Live Chat usw.

Wir haben uns schon eine ganze Weile auf diesen Tag vorbereitet, mit vielen Datenschützer und Anwälten gesprochen, Kurse besucht und natürlich auch unseren eigenen Datenschutzbeauftragten intensiv beschäftigt.

Dabei sind eine Reihe von Fakten, Tipps und Vorschlägen entstanden, die wir an dieser Stelle an Sie weitergeben möchten. Und das Schöne ist, wir können das am Beispiel unserer eigenen Seite zeigen, da an uns dieselben Datenschutzanforderungen gestellt werden wie an alle unsere Kunden.

Aber trotzdem: Wir wollen und dürfen hier keine Rechtsberatung machen und übernehmen für die hier getroffenen Aussagen keine rechtliche Garantie. Sie sollten immer auch Ihren Datenschutzbeauftragten, Ihren Anwalt oder Ihre Rechtsabteilung konsultieren.

Die Datenschutzerklärung

Unsere Datenschutzerklärung befindet sich hier. Die Zwecke B (Tracking) und C (Chat) im Abschnitt „Zweck der Verarbeitung“ beziehen sich dabei auf den yalst Live-Chat:

Zweck B: Protokollierung der Besuche der Webseite auf Basis der um ein Oktett anonymisierten IP-Adresse bzw. des um die Subdomain anonymisierten Hostnamen zur Auswertung der Besucheranzahl und der aufgerufenen Seiten

Zweck C: Bereitstellung eines LiveSupports in Form eines Live-Chats für die unmittelbare und zuverlässige Erreichbarkeit einer Kontaktperson in unserem Unternehmen

Die beiden Punkte werden im Abschnitt „Rechtsgrundlage der Verarbeitung“ näher erläutert. Beide Zwecke erfolgen dabei auf Grund der freiwilligen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a EU-DSGVO durch den Besucher der Webseite oder den Benutzer des Chats.

Wie wir diese Einwilligung beim Besucher einholen, wird in den nächsten Abschnitten für den Chat, das Kontaktformular und das Tracking erläutert.

Die Datenschutz-Informationen und Datenschutz-Einwilligung

In der Version 9.5 haben wir die Datenschutzmöglichkeiten erweitert. Neben den Datenschutz-Informationen gibt es nun auch die Datenschutz-Einwilligung im neuen Datenschutz-Abschnitt in der Administration unter Einstellungen.

Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Datenschutzeinstellungen im Chat

Sobald man eine spezielle Datenschutzerklärung für den Chat als Text angibt oder einen HTML-Link zu einer bereits vorhanden Datenschutzerklärung in der Seite, wird dieser entsprechend im inPage-Chatfenster des Besuchers unten links verlinkt. Das gilt auch im Kontaktformular, falls der Chat offline ist. Es öffnet sich also entweder ein kleines Flyout im Chatfenster selbst oder die Datenschutzerklärung der Seite in einem neuen Tab.

Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Datenschutzinformationen im Chat

Im PopUp-Chat gibt es keinen Textink, sondern ein entsprechendes §-Icon.

Die Einstellung „auch im Besucher-Chatfenster verlinken“ bewirkt, dass der Link zu den Datenschutzinformationen im kompletten Chat und nicht nur im Chatstartfenster verlinkt ist.

Wenn man im Eingabefeld „Datenschutz-Einwilligung“ einen Text einträgt, wird im Chatstartfenster, also noch vor Beginn des eigentlichen Chats, eine Checkbox angezeigt:Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Datenschutzeinwilligung im Chat
Dieser Opt-In ist der sichere Weg seinen Besuchern vor Start des Chats über die Speicherung der Chatdaten zu informieren. Die Checkbox ist ein Pflichtfeld, d.h., der Besucher muss also auf jeden Fall einwilligen oder das Chatfenster schließen.

Die Datenschutz-Einwilligung im Kontaktformular

Wenn man das in yalst integrierte Kontaktformular nutzen möchte, sollte auch dort ein entsprechender Opt-In integriert werden. Dazu gibt es die benutzerdefinierten Zusatzfelder im Unterpunkt „Kontaktformular“:

Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Datenschutzeinwilligung im Kontaktformular

Dieses Zusatzfeld (hier für zwei Sprachen) erzeugt im Kontaktformular eine analoge Checkbox mit einem Text, in den der Besucher vor dem Abschicken der Anfrage einwilligen muss.

Opt-In oder Opt-Out beim Tracking?

Der yalst Live-Chat ist allerdings mehr als ein Chat, sondern auch ein Tracking-Tool. Man kann damit die Wirksamkeit der Seite prüfen und die Chatagenten bei ihrer Arbeit unterstützen, denn es kann sehr hilfreich sein, wenn der Agent sieht, z. B. auf welcher Seite der Besucher sich befindet oder welche Produkte er im Warenkorb hat.

An welcher Stelle und wie man den Besucher fragen soll, ob er dem Tracking zustimmt oder es nicht möchte, ist noch unklar, da es in diesem Punkt selbst unter den Datenschützern noch Diskussionen gibt. In diesem Blogartikel haben wir erläutert, wie ein Opt-Out funktioniert. Dabei kann der Besucher in der Datenschutzerklärung das Tracking abwählen. Das Ergebnis in unserer Datenschutzerklärung sah dann so aus:Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Opt-Out in der Datenschutzerklärung

Wir haben uns aber auf unserer Seite für eine radikalere Methode entschieden. So nutzen wir auf unserer Seite ein Opt-In und damit ein sehr altes Feature von yalst, die Trennung zwischen dem eigentlichen Chat und dem Tracking in zwei verschiedenen Einbindungen, welches plötzlich wieder ziemlich aktuell ist.

Unsere Webseite ist eine WordPress-Seite, aber auch in allen anderen Systemen sollte es ähnliche oder analoge Möglichkeiten geben. Wir haben erst einmal die Chatkomponente ohne Tracking ganz normal über unser yalst-WordPress-Plugin eingebunden. Dort wird der Einbindungscode benötigt, den wir im HTML-Codegenerator mit der Option:

Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Ohne Tracking

erzeugen. Letztendlich führt das zu einem Einbindungscode mit „\x26count=no“, also zu einer „nichtzählenden“, also „nicht-trackenden“ Einbindung:

Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Einbindungscode ohne Tracking

Wenn diese Code dann mittels des Plugins oder direkter Änderung des z. B. Footers-Templates in anderen Systemen dann dort eingebunden wird, kann der Besucher chatten, wird aber noch nicht getrackt.

Das Ganze haben wir nun mit einer Cookierichtlinie komplettiert, bei der es die Möglichkeit gibt, nach der Bestätigung durch den Besucher einen neuen Einbindungscode auszuführen. In WordPress benutzen wir dafür den Plugin Cookie Notice.

Mit einigen Einstellungen:

Das yalst-LiveSupportTool und die EU Datenschutz-Grundverordnung DSGVO - Cookie Notice

haben wir das Gewünschte erreicht.

Wichtig ist hierbei, dass man im Abschnitt „Script-Blockierung“ nochmal den analogen, jetzt kompletten Einbindungscode (ohne „\x26count=no) einfügt. Im HTML-Codegenerator also:

Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im yalst Live Chat - Mit Tracking

auswählen.

Auf der Webseite sieht das dann so aus, wenn der Besucher diese das erste Mal besucht:

Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) im yalst Live Chat - Trackingeinwilligung

Wenn der Besucher einwilligt, wird die Seite neu geladen (muss bei diesem Plugin leider so sein) und wird ab dann getrackt. Wenn er nichts tut, bleibt die Layer offen und die „nicht-zählende“ Chateinbindung aktiv, so dass er trotzdem noch chatten kann.

Automatische Löschung von Chats

Das automatische Löschen von Chats nach einem bestimmten Zeitraum ist kein in yalst integriertes Feature, insbesondere weil dabei bestimmte Chats ausgenommen werden sollen, da diese bei Vertragsabschlüssen o.ä. zur Dokumentation erforderlich sind. Daher stellen wir dafür individuelle Cronjobs zur Verfügung. Wenn sie daran Interesse haben, kontaktieren Sie uns bitte.

Serverstandort und ADV-Verträge

Alle unsere Server stehen in Deutschland. Außerdem wird yalst auch ausschließlich in Deutschland programmiert. Das vereinfacht den Datenschutz außerordentlich.

Trotzdem sollten wir, wenn Sie einen Testzugang oder eine reguläre Version bestellen, zu Ihrer und zu unserer Absicherung einen ADV-Vertrag abzuschließen. Insbesondere bei der Nutzung der Cloud-Variante unserer Software durch Ihre Firma ist das notwendig, da wir verschiedene personenbezogene Daten Ihrer Kunden in den Chats und Statistiken auf unseren Servern gespeichert haben. Und damit Sie und natürlich auch die jeweilige Datenschutzbehörde verstehen, was wir wie mit Ihren Daten machen oder eben genau nicht machen, ist das unumgänglich. Eine bereits von uns unterschriebene Vorlage finden Sie hier. Bitte ergänzen Sie die noch fehlenden Informationen in den gelbfarbenen Feldern und senden Sie ein unterschriebenes und gescanntes Exemplar an info@visisoft.de zurück.

Wie wir hoffentlich zeigen konnten, bietet yalst alle Möglichkeiten, um sowohl den Chat selbst als auch das Tracking rechtssicher anzuwenden. Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte per Chat, per E-Mail oder Telefon.

Der yalst Live Chat jetzt auch für 1&1 MyWebsite

Nachdem wir vor einigen Wochen das yalst-Plugin für WordPress veröffentlicht haben, welches die leichte Integration des yalst Live Chats in das beliebte Blogsystem ermöglicht, haben wir nun eine weitere spannende Integrationsmöglichkeit im Angebot.

Für Puristen oder professionelle Webdesigner mögen Homepagebaukästen zwar keine wirkliche Alternative sein, aber genauso wie WordPress bieten diese Systeme seit einiger Zeit eine einfache und flexible Möglichkeit, schnell eine eigene Webseite zu generieren, ohne sich mit HTML, CSS, PHP o.ä. beschäftigen zu müssen.

Da wir seit einigen Jahren die 1&1 Internet AG zu unseren Kunden zählen dürfen und 1&1 auf dem Gebiet der „DIY Homepages“ viele deutschsprachigen Kunden hat, lag es nah, das yalst-LiveSupportTool zuerst in den Baukasten von 1&1 (1&1 MyWebsite) zu integrieren. Und nun ist die 1. Version der yalst-WebApp verfügbar.

 

Screenshot des yalst Live Chats im App-Katalog von 1&1-MyWebsite

Screenshot des yalst Live Chats im App-Katalog von 1&1-MyWebsite

 

Um die yalst-WebApp zu nutzen, ist es für die 1&1 MyWebsite-Kunden erforderlich, sich kostenfrei zu registrieren. Bei dieser Registrierung werden grundsätzliche Einstellungen (E-Mail, Domain, 1. Operator) bereits abgefragt. Dadurch kann zusammen mit den unten erläuterten Einstellungen auf den sonst üblichen Zugang zur Administration verzichtet werden und yalst sehr schnell und unkompliziert in Betrieb genommen werden.

Nach der Registrierung und der Auswahl aus dem App-Katalog kann die WebApp einfach an die gewünschte Stelle in die Seite gezogen werden. Dort erscheint dann der gewünschte Chat-Button mit dem Online-Status in der Webseite. Wenn man die WebApp dabei in die Navigation/Sidebar zieht, werden die Buttons automatisch auf allen Seiten der Website mit Sidebar angezeigt und der Besucher kann dann auch auf Wunsch seitenübergreifend getrackt werden. Aber natürlich können die Buttons auch nur auf einer einzelnen Seite, z. B. auf der Kontaktseite, angezeigt werden.

 

Einfügen der yalst-WebApp in die Sidebar einer Website

Einfügen der yalst-WebApp in die Sidebar einer Website

 

Um die Integration dabei sehr einfach zu halten, haben wir dabei auf das Handtieren mit unseren Einbindungscodes verzichtet und genieren diese in der WebApp im Hintergrund automatisch. Wir bieten dabei eine Auswahl von festen Buttonsets an, für die man sich entscheiden kann. Wenn man ein eigenes Buttonset nutzen möchte, kann dieses dort hochgeladen werden.

In der WebApp ist an dieser Stelle weiterhin auswählbar, ob für yalst das Besuchertracking aktiviert sein soll, um die Besucher auf der Webseite in Echtzeit zu verfolgen.

 

Auswahl der Buttons

Auswahl und Upload der Buttons und Einstellung des Trackings

 

 

Während wir den Start des yalst-LiveSupportTools speziell für den DIY-Homepagebaukasten etwas vereinfacht haben, haben wir das bestehende Preismodell beibehalten. So können die Nutzer der 1&1 MyWebsite, wie auch unsere Kunden, die den Homepagebaukasten nicht nutzen, eine freie Version des yalst Live Chats nutzen – unsere Basic One Edition mit 1 Operator und den grundsätzlichen Funktionen von yalst. Während sich die Kunden der 1&1 Website direkt für diese Edition registrieren können, wandelt sich bei allen anderen Interessenten der Testzugang (Business-Edition mit 3 Operatoren) automatisch in diese kostenfreie Edition um.

Wer mehr Operatoren oder mehr Funktionen möchte, angefangen von Chat-Unterstützung von mobilen Geräten und aktiven Chat-Einladungen über Audio/Video bis hin zur Strukturierung der Operatoren in Abteilungen u.ä., muss sich für eine unserer kostenpflichtigen Versionen entscheiden. Während die Bestellung für die 1&1 Website-Kunden direkt aus der App heraus erfolgen kann, können unsere anderen Kunden dieses direkt in der Administration tun.

Das WordPress-Plugin für den yalst Live Chat

Aus dem Blogsystem WordPress ist in den letzten Jahren ein sehr gutes und stark erweiter­bares Content Management System (CMS) geworden. Auch wir haben unsere eigene Web­seite in eben diesem System angelegt. Daher war es nur logisch, dass wir einen Schritt weiter gehen und ein Plugin anbieten, welches die Ein­bindung des yalst-Live­Support­Tools in WordPress ohne eigenen Programmier­auf­wand ermöglicht.

So können Sie jetzt unter:

https://wordpress.org/plugins/yalst-live-chat/

einfach das Plugin downloaden oder direkt in WordPress im Pluginverzeichnis suchen und dann installieren:

yalst Live Chat-Eintrag im WordPress-Plugin-Verzeichnis

yalst Live Chat-Eintrag im WordPress-Plugin-Verzeichnis

Um die große Flexibilität von yalst auf WordPress-Seiten nicht allzu stark zu beschränken, haben wir uns dabei für eine zweigleisige Umsetzung entschieden.

Das Plugin selbst ermöglicht eine Einbindung in die komplette Webseite und integriert den Code in den Footer der WordPress-Seite. Dort kann man sehr gut nur die Web­controlling-Einbindung ohne Button oder einen Tab/Reiter­button mit Webcontrolling integrieren, den man überall zeigen möchte:

Einbindungscode im Plugin: Einbindung in die komplette Webseite

Einbindungscode im Plugin: Einbindung in die komplette Webseite

Um Buttons im Seitenfluss anzuzeigen, Buttons für spezielle Abteilungen zu integrieren, mehrere Button auf einer Seite zu verwenden oder einfach Zusatzinformationen (z. B. Warenkorbinhalte, Conversions) an yalst zu übergeben usw., kann man die in WordPress allgegenwärtigen Widgets nutzen:

Beschreibung der Widget-Funktionalität im Plugin

Beschreibung der Widget-Funktionalität im WordPress-Plugin

 

Dieses kann, wie bei WordPress üblich, in beliebige Bereiche von “Display Every­where”  oder in speziellen Footern  oder  Side­bars integriert werden. Und nicht nur einmal, sondern bis Sie yalst so in die Web­seite ein­ge­bunden haben, wie Sie es möchten:

yalst Live Chat Widget im WordPress

yalst Live Chat Widget im WordPress

yalst Live Chat Widget im WordPress-Sitebar

yalst Live Chat Widget im WordPress-Sitebar

Dadurch wird eine maximale Flexibilität möglich, die vielen anderen Live Chats fehlt, da dort meist nur eine einzige Einbindung generiert wird.

Aber yalst ist eben mehr als “nur” ein Live-Chat, denn erst die Kombination zwischen Daten­aufn­nahme, Live-Monitor und -Statistiken und den viel­fältigen Chat­möglich­keiten eröffnen Ihnen den gewünschten Nutzen – die Verbesserung Ihres Supports, Senkung der Supportkosten trotz mehr Conversions.